Participantes de SW Puerto Montt

¿Cómo obtener patrocinadores para mi evento?

Ahora que has decidido crecer tu comunidad y aportar tu esfuerzo y trabajo para el desarrollo de los tuyos, seguramente te estas preguntando, ¿de donde rayos voy a obtener los recursos para cubrir los costos?

No te preocupes todos hemos estado en esta situación y normalmente nuestra respuesta es “obtener patrocinadores” pero mucho ojo … obtener patrocinadores es más fácil decirlo que hacerlo y aún más complejo ¡mantenerlos!.

Al acercarte a una empresas debes aceptar el compromiso y la responsabilidad de cuidar a este patrocinador no solo por respeto a tu nombre, si no también por el bien de tu comunidad. Si algo sale mal, puedes perder la confianza de este patrocinador y afectar al resto de tu comunidad.

He preparado una serie de post que espero te ayuden a estructurar tu propia metodología para obtener y mantener patrocinadores para tu evento o inicitiava.

Lo primero que te recomiendo hacer es:

Establece un Presupuesto.

Tranquilo(a) no es ninguna ciencia matematica. Puedes comenzar haciendo una lluvia de ideas de los gastos que tendras durante el evento y agregarlas a un documento en excel. Comienza haciendote estas preguntas:

  • Formato de Presupuesto de Eventos¿Cuantos días dura el evento?
  • ¿Cuantos participantes totales tendremos?
  • ¿Traeremos conferencistas internacionales?
  • ¿Cuántos tiempos de comida debo considerar?
  • ¿Necesito tener listo algún material? (Banners, Post-Its, papelografos, marcadores)
  • ¿Pueden los participantes aportar algo sin que se ponga en juego la calidad del evento? (Regletas, sus propias PC, agua)

Aquí te dejo un formato que puede servirte para comenzar tu presupuesto. Es una idea inicial así que sientete libre de agregarle, quitarle o modificale celdas.

¡Excelente! ahora ya tienes una idea de cuanto costará tu evento. Asegurate de ser muy responsable ya que los patrocinadores notan cuando quieres pasarte de listo.

Sponsors Pipeline

El siguiente paso es una lluvia de ideas de empresas en tu zona que apoyan temas relacionados a tu evento. Has una lista de patrociadores (sponsors pipeline). Averigua si tienen programas que busquen promover el objetivo de tu evento. Pidele a un amigo que te presente con el encargado o escribeles y llamalos para presentarte directamente. Trata de que una o dos personas máximo sean los puntos de contacto. Esto promoveerá el orden y permitirá desarrollar una buena relación con ellos.

Formato Board Patrocinio
Formato Board Patrocinio

Puedes gestionar tus patrocinadores creando una copia de este board en trello.  No olvides ser constante y transparente para lograr obtener patrocinadores para tu evento.

¿Te gustaría leer sobre como establecer niveles de patrocinio? o ¿cómo redactar el reporte final para tus patrocinadores? Comenta en la sección de abajo.

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